電子交付された源泉徴収票は自分で印刷して確定申告で使っていいの?

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電子交付された源泉徴収票は、確定申告で使ってはダメ!

電子交付

過去に、私の父親から実際に聞かれたことがありますが、答えは「ダメ」です。

会社からも「電子交付された源泉徴収票は確定申告で使えませんよ」とわざわざ言われていたものの、「書いてあることは同じなのに!」と納得がいかない様子で質問をされましたが、ダメだと答えました。

現在のルールは『原本』以外認めない!

平成19年1月から、「給与所得の源泉徴収票」が紙にかえて、電子交付でもOKになりました。
源泉徴収票
上場企業などでは、経費削減のためにいろいろなものがペーパーレス化されていますが、給料明細や源泉徴収票も時代の流れで紙のものは廃止され、社内LANなどにアクセスして、自分専用のIDとパスワードを入力して、閲覧する仕組みになっている場合もあるかと思います。

私の職場でも早々に切り替えられてしまったので、自分で印刷しないと給料明細すら手に入らない状況です。

・・・しかし、確定申告の時には給与所得の源泉徴収票の『原本』が必要です。

といっても電子化されているので、プリントアウトするしかありません。

さて、これは確定申告で使えるのでしょうか?

答えは、国税庁のQ&A(給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A)にハッキリ「ダメ」と書いてあります。

(問15)
電子交付を受けた給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票又は公的年金等の源泉徴収票をプリントアウトして確定申告書に添付してもよいか。

(答)
確定申告書に添付する給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票又は公的年金等の源泉徴収票は、法令上、給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者(交付者)から書面で交付を受けたものと規定されていますので、電子交付を受けた各源泉徴収票をプリントアウトして確定申告書に添付することはできません

このように、プリントアウトしたものを確定申告書に添付するのはNGとなっています。

勤め先から「紙」でもらうのが原則

紙の源泉徴収票

では、どうすればいいのでしょうか。

このQ&Aには続きがあって、

給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者(交付者)から、書面により各源泉徴収票の交付を受けた上で、確定申告書に添付してください。

とあります。

書面というのは「紙」のことです。

つまり、ちゃんとやるなら、勤め先から改めて「紙」でもらいましょう、ということになります。

「紙でほしい」と言われたら、会社は交付する義務があるので、少し時間がかかりますがもらえるでしょう。

ただし、給与所得の源泉徴収票等、退職所得の源泉徴収票等又は公的年金等の源泉徴収票等の電子交付について受給者(交付を受ける者)から承諾を得ている場合であっても各源泉徴収票等について書面による交付の請求があるときは、書面により源泉徴収票等を交付しなければなりません(所法226第4項ただし書、231第2項ただし書)。

国税庁「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A

これを拒む会社がいるそうですが、法律にちゃんと根拠がある行為なので、出さない理由はありません。

ちなみに、そういうやりとりを最初から避けるために、「毎月の給料明細」は「電子」で交付しても、「給与所得の源泉徴収票」だけは「書面(紙ベース)」で交付する会社もあります。

これはこれで、賢いやり方だと思います。

※電子交付を受けた源泉徴収票でも、例外として、一定の条件を満たせば電子申告(e-Tax)の添付書類としてオンライン送信が可能となりますが、この記事では省略します。

いや、税務署が受け付けてくれるよ!

さて、ここまで書いておきながら、税務署によっては、プリントアウトしたものを受け付けている場合をよく耳にします。

さらに、税務署によってはプリントアウトしたものに会社の印がないとダメという話も聞きます(なんだそりゃ!でも、法律上の根拠はないのに、ときどき言われます)。

・・・一体、何が正しいのでしょうか?

結論は、先ほど見た国税庁のホームページにも書いてあるように、本来、プリントアウトしたものは受け付けてはいけないものです。

税務職員の方が、この取扱いを知らないか、例えば、知っているけど確定申告で忙しい時期だから黙認しているとか、諸説あります。

しかし、無用な手間がかからないように、確定申告をする方は、勤め先から書面(紙ベース)で給与所得の源泉徴収票をもらっておくことをおすすめします。

私の父親も、後で税務署に呼び出されたりしたら面倒だからと言って、会社に紙の源泉徴収票をもらっていました。

まあ、そんなことで呼び出されることはまずありませんが、こんなことでまた税務署を行ったり来たりするのもバカバカしいので、確定申告をする方は、最初から会社に依頼することをおススメします。

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