2018/09/216 Shares

Excelで作った現金出納帳をMFクラウドに取り込んで一瞬で仕訳にする手抜き術

クラウド会計は「インターネットバンキング」や「クレジットカード」の取引内容を自動的に取り込んで勝手に仕訳をしてくれるのがウリですが、「現金」だけはどうしても「データ」がありません。

会計コンサルタントとして仕事をしていると、1つ1つの取引を真面目に入力している方もいますが、現在のクラウド会計はどれも入力時間がかかるので、正直なところ時間のムダです。

現金出納帳03

しかし、「Excel」で現金出納帳を作れば、これが「データ」になるので、MFクラウドのインポート機能を使って一瞬で仕訳にすることができます。

※個人事業者でも会社でもやり方は同じです。

【MFクラウド公式サイト】

⇒ MFクラウド確定申告

⇒ MFクラウド会計

※個人事業者は「MFクラウド確定申告」、会社は「MFクラウド会計」をそれぞれ選んで利用してみてください。


1.MFクラウド専用の「現金出納帳」をダウンロードしよう!

実はMFクラウドには、Excelの「現金出納帳」が用意されています。

MFクラウド確定申告(個人事業者版)の画面で説明しますが、MFクラウド会計(会社版)でも同様です。

まず、左のメニューから「会計帳簿」の中の「仕訳帳」を選びます。

すると、次の画面になるので、「インポート」の中の「現金出納帳」を選びます。

現金出納帳01

すると、「現金出納帳のインポート」という画面に変わるので、「テンプレートダウンロード」を選ぶと、Excelがダウンロードされます。

現金出納帳02

こちらがMFクラウド専用の「現金出納帳」です。

現金出納帳03




2.現金出納帳に入力をしよう!

日々の現金の動きについては、MFクラウドを直接触るのではなく、このExcelに入力をしていきましょう。

現金出納帳04

左から、

  • 日付:月、日
  • 科目:科目コード、勘定科目名称(自動的に右の表から反映)
  • 補助:補助科目(ある場合のみ)
  • 部門:利用しない
  • 摘要:取引の内容を入力
  • 入金:預金の引出しや現金売上などで入金があったときに金額を記載
  • 出金:預金への預入れや経費の支払いなどで出金があったときに金額を記載

といった感じで入力していきます。

※上の「事業所名/事業所番号」、「部門」、「補助科目」はあえて入力しなくても問題ありません。

現金出納帳05

※「普通預金」が右の表にないので、追加しておくといいでしょう。科目コードは自由なのでここでは「131」としています。

Excelの良いところは、簡単に「コピー&ペースト」ができるところです。

MFクラウドだと1つ1つを選んで入力しないといけませんが、Excelなら簡単にコピーできますし、パソコンで入力すれば取引の内容も予測変換で簡単に入力できるので、スピードアップします。




3.現金出納帳をインポートしよう!

さて、今回のメインイベントです。

現金出納帳が1か月分できたら、MFクラウドにインポート(取り込み)をしましょう。

「現金出納帳のインポート」の画面で「ファイルを選択」して、Excelを選びます。

現金出納帳06

すると、「ファイルを選択」の右側に選んだファイルがあることを確認して、「インポート」ボタンを押します。

現金出納帳07

取り込む取引が順番に出てきます。

現金出納帳08

もしここでエラーが出たときは、原因を探してExcel自体を直す必要があります。

日付がちゃんと入っていなかったり、存在しない補助科目名を入れているなどいろいろ原因はあるので、最初は少し戸惑うかもしれませんが、エラーが出ているものを見直してみましょう。

解決しない時は、MFクラウドの公式サイトにエラーの原因が載っているのでご確認ください。

参考 「現金出納帳」をインポートする | MFクラウド会計

そして、エラーがない状態で「保存」ボタンを押すとインポート完了です。

現金出納帳09

トップページ(ホーム)に戻ると、「処理の経過報告」という欄が1番上に設けられていて、「仕訳帳」で確認するように指示があります。

現金出納帳10

再び仕訳帳を確認すると、先ほど取り込んだ取引が自動的に仕訳になっていることがわかります。

現金出納帳11

もし、補助科目を設定する必要があるのに設定していなかったとか、摘要(取引の内容)に誤字があるなどが見つかったら、右の「編集」ボタンで直すこともできます。




現金残高のマイナスは避けよう!

さて、現金出納帳を適切に作ることは、青色申告の要件の1つにもなっています。

特に現金管理をまともにやっていないと「現金残高のマイナス」が出てしまいますが、現金のマイナスはあり得ません。

税務調査がもし入った場合に、そもそも現金出納帳は正確なのか? 他の帳簿も大丈夫だろうかと疑われる要因になります。

これは「事業用のお金」ではなく「プライベートのお金」から支払っているから起こることです。

そのため、個人事業者なら「事業主借」、会社なら「短期借入金(役員借入金)」を使って穴埋めすることも考えられます。

そもそも現金取引を減らそう!

ただし、いつも事業主借や短期借入金があるのはつじつまを合わせているにすぎず、根本的な解決にはなっていません。

解決策は、現金取引を減らすということです。

できる限り、「クレジットカード」や「電子マネー(iDやQUICPay)」で支払いをしましょう。

クラウド会計の最大のメリットは「インターネットバンキング」や「クレジットカード」の取引内容を自動的に取り込んで勝手に仕訳をしてくれる点です。

それなのに現金で支払いをしていたり、プライベート用のクレジットカードを使っていたら、いつまで経っても楽になりません。

ここは思い切って「事業用のクレジットカード」を作ってみてはいかがでしょうか。

個人事業者の場合は、別にビジネスカードではなくても年会費無料で還元率が高いクレジットカードを事業専用カードとして決めて使うのもいいでしょう。

会社については、私は法人カード(EX Gold for Biz)を使って、MFクラウドに登録しているため、自動的に仕訳が作成されます。

オリコ04

関連 MFクラウド会計に法人カード(EX Gold for Biz)を登録する方法

まとめ

現金出納帳は、実は経理で最も難易度が高い帳簿です。

真面目につけていても金額が合わないこともあります。

だからこそ、できるだけ「利用しない」、利用するならトコトン「手間を省く」というのが重要と考えます。

【MFクラウド公式サイト】

⇒ MFクラウド確定申告

⇒ MFクラウド会計

※個人事業者は「MFクラウド確定申告」、会社は「MFクラウド会計」をそれぞれ選んで利用してみてください。

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