2019/04/146 Shares

真面目な人ほどTODOリストよりも「やらないことリスト」を作ろう!

TODOリストは真面目な人ほど項目がどんどん増えていきます。

あれもしないといけない、これもしないといけない。

朝書き出したTODOリストが夕方になるとなぜか増えている・・・。

そんなことはないでしょうか?

もしあなたが毎日に疲れていたら、今すぐ作ってください。

「やらないことリスト」を。


うまくいけばいくほど「やることが増える」

雑然としたデスク

私が会社勤めだった時、毎朝TODOリストを手帳に書いて、できたら消していくということをしていました。

これはこれで1つの仕事のすすめ方としては良い方法だと思っています。

書くことで「やらないといけないこと」を頭の中から忘れることができます。

・・・しかし、あるとき一気に仕事が増えてあまりにリストが多くなってパンクしたときに気づきました。

 

未処理のやらないといけないことたくさんあると、すごく苦しいことに。

 

TODOリストで「見える化」したことで、ビジュアル的にすごく苦しいものを自分で作り出してしまったのです。

気づくと「やり過ぎリスト」になってませんか?

私は「効率化」という言葉が好きなので、ビジネス書で新しい方法を見つけたら試すのですが、うまくいかないことが多かったです。

その理由がようやく分かったのは、『エッセンシャル思考』という本に出会ってからでした。

この中で、「優秀な人ほど成功のパラドックスに陥りやすい」という項があり、次のように書かれています。

第1段階

目標をしっかり見定め、成功へと一直線に進んでいく。

第2段階

成功した結果、「頼れる人」という評判を得る。「あの人に任せておけば大丈夫」と言われ、どんどん多様な仕事を振られるようになる。

第3段階

やることが増えすぎて、時間とエネルギーがどんどん拡散されていく。疲れるばかりで中途半端になる。

第4段階

本当にやるべきことができなくなる。成功したせいで、自分を成功に導いてくれた方向性を見失ってしまう。

第2段階までは「確かにそうだな」と思ったのですが、第3段階と第4段階を読んで相当ショックを受けました。

まさにそのときの私の状況がこれだったからです。

私が効率化して空いた時間にさらに新しい仕事を入れて、いつの間にかTODOリストは「やり過ぎリスト」になっていました。

自分なりにがんばって仕事を効率化した結果、どんどん失敗の道を突き進んでいたのです。

このままだとあれもこれも仕事を引き受けてパンクするという状態になって、非常に憂鬱になりました。

これは優秀な人というよりも、「真面目な人」に多いのではないかと思うところです。

真面目だからこそ、どんどん自分で自分を苦しいところに追いこんでいないでしょうか。

少なくとも私はそうでした。

「やらないことリスト」を作ろう!

TODOリスト

朝は始業の30分前に来て、昼食は15分ですませて毎日残業していました。

土日も仕事のことばかり考えていた私は、危ういバランスで仕事をしていました。

「全部手に入れよう、全部やろう」とするうちに、私たちは知らず知らず何かを失っている。

自分の時間とエネルギーをどこに注ぐか決められずにいるうちに、誰か(上司、同僚、顧客、家族等々)が私たちのやるべきことを決めてしまう

そうして思考停止に陥り、自分にとって何が大事なのかわからなくなる。

出典『エッセンシャル思考』35ページ

まさに私の1日は、いや、365日がこのとおりでした。

そこで始めたのが「やらないことリスト」を作ることでした。

1番目に私が書いたのは、

きれいなプレゼン資料は作らない。

でした。

コンサルタントをしていたので、プレゼン資料を毎回作成するのですが、細かいところまでこだわるととても時間がかかります。

しかし、顧客が求めているものは「きれいなプレゼン資料」なのか?と考えて、いつもの80%くらいの時間で作った資料を出してみました。

結果、誰も何とも思っていませんでした

むしろ早く提出するようになって喜ばれました。

つまり、今まで20%くらいの完成度を高める時間はムダだったわけです。

次に書いたのは、

緊急・重要ではない電話はすぐに出ない。

でした。

大体毎日10回は電話がかかってきましたが、そのうち緊急・重要でない電話がほとんどです。

しかし電話に出るとそれまで進めていたことを中断する必要があります。

それに、いつ電話が終わるかもわかりません。

電話は相手を見て緊急・重要でもない限りは仕事のキリがついてからかけ直すようにしました(それでも1時間以内には大体折り返しができました)。

結果、誰からも文句は言われず、仕事を中断しない分、早く終わるようになりました

そうやって、まずは自分の仕事について判断基準を「やらないことリスト」にしてまとめていきました。

1番効果があった「やらないこと」

やらないことリスト

やらないことリストの中で1番効果があったのは、

自分以外の人の方がうまくできる仕事は断る。

でした。

なぜこれが効果があったかというと、「あいつは手が空いてるように見えるからこの仕事を頼んでみよう」と「時間単位」で考えている人が多かったからです。

もちろん、ただ「できません」「やりません」というだけでは、チームプレーを求められる組織では単なるやる気がない人間だと思われるでしょう。

そのため、

私は今、○○プロジェクトをすすめていて、これが1週間後に終わるので、それからなら取りかかれますがいかがですか?

と聞いていました。

もしその○○プロジェクトより重要なら「こっちが優先だ」と答えが返ってきます。

もし○○プロジェクトの方が重要なら「わかった。がんばれよ」と言われて他の手が空いている人を探しに行きます。

そして気づくと

その案件なら○○さんが過去にやったことがあるので○○さんの方がうまくできると思いますが、いかがですか?

とさりげなく他の人に仕事を誘導していました。

スリムになったTODOリストを「優先順位リスト」にしよう!

整然としたデスク

TODOリストの最大の欠点は、優先順位がついていない点です。

とりあえず「やらないといけないこと」を並べているだけのことが多いです。

しかし実際には「やらないこと」も含まれているので、やらないことリストを増やしてTODOリストの項目を減らします。

そしてようやく「優先順位」をつけることができます。

最優先事項とは、ほかの何を差し置いてもいちばんにやるべきことであるはずだ。

ところが近頃では、最優先という言葉の「最」という意味が消えようとしている。

ある企業で働くマネージャーは、つねに最優先事項を5つ抱えているのだと嘆いていた。

これでは、何も優先していないのと同じだ。

出典『エッセンシャル思考』35ページ

優先順位をつけたら手帳に書きます。

これで、「期限」を決めることができます。

  1. やらないことを排除して
  2. どの順番で
  3. いつまでに何をやるか

ここまでやってはじめてリストの意味があります。

未来を変えたければ「やりたいこと」をリストに追加しよう!

やりたいことリスト

さて、ここまでで最近流行りの働き方改革で有用なTODOリストになるのですが、働き方改革というのは「国」や「企業」の都合です。

つまり、「誰」のために働き方改革をしているのか、という点を見失っていないでしょうか?

働き方改革は「自分のため」にやりましょう。

国のためや企業のためではありません。

TODOリストを見てください。

そこに書かれている項目に、「自分がやりたいこと」は入っていますか?

もしかして、「他人にやれと言われてやらなければならないこと」リストになっていませんか?

100%自分がやりたいことを入れるのは難しいとしても、10%、20%と少しずつ増やすことは可能です。

もし未来を変えたければ、自分がやりたいことを意識的にリストに追加してください

そのやりたいことが、あなたの人生を彩ります。

まとめ

会社を辞めてから「他人にやれと言われてやらなければならないこと」はだいぶ減りました。というか減らしました。

今は家事と育児とフリーランスとして仕事をしながら、ブロガーとしてブログを書くのが私の毎日です。

ウィークリー右

関連 無印良品|上質紙マンスリー・ウィークリーノートをブログ専用手帳にしました。

でも、ここに書かれているのはコンサルタント時代に書いていたこととは全然違います。

「自分がやりたいこと」です。

とはいえ、自分がやりたいことって何だろうと考えるのも結構難しいんですよね。

『エッセンシャル思考』でも「そうして思考停止に陥り、自分にとって何が大事なのかわからなくなる。」とありますが、まさに私もそうでした。

だからまずは時間を作り出して考えてみてください。

自分にとって何が大事なのか。

まずはそこから始めましょう^^

(参考文献)『エッセンシャル思考』

なお、個人的には漫画の方が読みやすいのでこちらの方がおすすめです。

マンガでよくわかるエッセンシャル思考 [ グレッグ・マキューン ]
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