年末調整になるとよく質問されるのが添付書類の貼り方です。
例えば保険料控除申告書には次のような書類を添付します。
- 生命保険料控除証明書
- 地震保険料控除証明書
- 国民年金保険料控除証明書
- 小規模企業共済掛金払込証明書
- 前職の源泉徴収票【中途入社の場合】
どうやって貼ったらいいのでしょうか？
また、のり・セロハンテープ・ホッチキスのどれを使ったらいいかも意外と迷いますよね。
重ならないようにした方がいいのか、別の用紙に貼ってもいいのか、貼り方も悩みます。
結論から言えば、
勤め先ごとにローカルルールがある
ので、それに従いましょう。
添付書類の貼り方に「これじゃなきゃダメ！」みたいな統一ルールはありません。
年末調整の担当者にとって
「自分たちが処理しやすい」
ように決めているケースがほとんどです。
担当者が困らない方法で行うようにしましょう。
一方、特に担当者から指示がない場合もよくあります。
そこでこの記事では、添付書類の貼り方について具体例をご紹介します。
※年末調整のまとめ記事はこちらです。
もくじ
のり・セロハンテープ・ホッチキスのどれを使うのが正解？
年末調整をする担当者にとって、１番困るのは「保険料控除申告書」と「控除証明書」がバラバラになることです。
「保険料控除申告書」の裏面には、「証明書類の添付箇所」という四角で囲まれた部分があります。
国税庁(税務署)は、この部分に控除証明書を貼るのを想定しているようですが、別にここに貼る義務はありません。
また、のり・セロハンテープ・ホッチキスのどれを使うように、という指定もないのです。
はがれなければ、のりやセロハンテープで貼ってもいいし、ホッチキスでとじてもいいでしょう。
そもそも生命保険料の契約が何本もある場合には、保険料控除申告書の用紙に貼らない方がいいです。
控除証明書の重みではがれたり、ホッチキスの部分がやぶれたりします。
会社によっては
- 保険料控除申告書ではなく別のA4用紙に貼るよう指示をする場合
- 貼らずにクリアファイルに入れて提出するよう指示をする場合
もあるので、その指示に従って、協力しましょう。
控除証明書の余計な部分は切り離して大丈夫？
生命保険料控除証明書はたいていが「圧着ハガキ（３枚分のハガキがのりづけされたもの）」です。
画像出典：オリックス生命保険「生命保険料控除制度に関する当社からの郵送物について」
３枚ありますが、このうち必要なのは２枚目の「控除金額」だけです。
- あて名
- 控除金額
- 控除証明書の見方や注意点の説明
たいてい「ミシン目」がついていて、手で簡単に切り離せるようになっています。
金額が見やすいように余計な部分をカットして提出しましょう。
国民年金保険料控除証明書も、必要な部分だけ切り取れるようになっています。
年末調整の担当者が見やすいように書類を貼ろう！
担当者は「保険料控除申告書」に書いてある内容が正しいのか、「生命保険料控除証明書」「地震保険料控除証明書」などを見てチェックします。
なるべく担当者が確認しやすいように証明書を貼っていきましょう。
(1) ４枚まで
４枚くらいまでなら、次のように保険料控除申告書の裏面にバラバラに貼るのもアリですね。
内容が簡単に確認でき、保管するときにも紙がかさばりません。
(2) ５枚以上
もう少し多いときは、重ねてずらしながら貼ると良いでしょう。
ずらすことで、確認漏れを防ぐことができます。
保険会社ごとに書類の大きさや紙質・厚みは異なります。
重なっていてまぎれてしまう場合もあるので、小さい書類が上になるように貼りましょう。
控除証明書が多くてちゃごちゃする場合は、自分でA４用紙を別に用意して貼ってもいいですね。
年末調整の担当者が確認しやすいように書類を貼ると喜ばれるでしょう。
年末調整の添付書類に関するQ&A
Q1. コピーを提出したらダメですか？
A1. 原本の提出が必須です。
年末調整の書類は基本的に返却されません。
他の用途で使うことは基本的にありませんが、もし念のため手元に残しておきたいという方はコピーを取りましょう。
ちなみに書類自体は税務署には提出されずに会社で保管されます。
年末調整の担当者に言えば柔軟に対応してくれると思いますよ。
関連 扶養控除申告書は税務署に提出するの？実は勤務先が保管します！
Q2. 国民健康保険料の証明書を添付する必要はありませんか？
A2. 国民健康保険料の払込証明書を添付する必要はありません。
実際に払った領収書や通帳で金額を自分で確認し、12月末までに納付する見込みの金額を合計して記載します。
ただし、「金額を確認するために書類がほしい」と言われることがあるので、会社の指示に従いましょう。
Q3. 妻や夫の源泉徴収票は提出する必要はありますか？
A3. ありません。
配偶者控除・配偶者特別控除を受けるために源泉徴収票を添付する必要はありません。
扶養控除申告書に「所得の見積額」を記載するだけです。
・・・ただし、
「源泉徴収票を提出するように」
と言う会社も実際にあります。
でも源泉徴収票って年末調整の後に作られるものなんですよね。。。
それなのに年末調整に源泉徴収票が必要ですっておかしくないですか？
会社には
「源泉徴収票はまだもらっていません。うちの会社と一緒で、年末調整が終わってから12月末か１月にもらう予定です」
と伝えましょう。
関連 配偶者控除で年収103万円超でないことを証明する必要はある？
控除証明書を失くした場合は再発行を！
控除証明書を失くした場合には、
- 生命保険料控除証明書⇒生命保険会社
- 地震保険料控除証明書⇒地震保険会社
- 国民年金保険料控除証明書⇒日本年金機構
にそれぞれ再発行を依頼します。
根拠 日本年金機構「Q. 控除証明書をなくしてしまったのですが再発行できますか。」
まとめ
年末調整の添付書類の貼り方にルールはありません。
しかし、わかりづらく貼ったことで年末調整の担当者が計算ミスをしたらどうでしょうか。
確定申告でやり直しをする羽目になったり、最悪の場合は気づかずに控除が受けられず、節税ができずに損をしたりする可能性もあります。
年末調整がスムーズに進むように、年末調整の担当者が処理しやすい書類提出をおすすめします。
結果的に、自分のためになります。
年末調整書類の書き方は次の記事をお読みください。
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