2018/02/105 Shares

クラウド会計の6つのメリットと3つのデメリット

この記事ではクラウド会計ソフトのメリットとデメリットについてご紹介します。

「クラウド会計ソフト」を導入することの最大のメリットは日々の帳簿付けの時短をすることができる点ですが、なぜ時短になるのかに注目していただき、どんなところにデメリットがあるのかをご確認ください。

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本音で語るクラウド会計ソフトの6つのメリット

1.WindowsでもMacでも使える!

そもそも使えなかったら意味がないわけですが、特に「Mac」に関して言えば、インストール型の会計ソフトは対応していないものも多く、Macユーザーほど悲しい思いをしていました。

しかしインストールが不要なクラウド会計はWindowsでもMacでも使えるので、仮にパソコンを途中からWindowsからMacに乗り換えたとしても、そのまま利用し続けることができます。

2.パソコンが壊れてもバックアップがあるので安心!

もし、2月下旬に確定申告をしようとパソコンで会計ソフトを使おうと思ったら、急にパソコンがフリーズして復旧しなくなったらどうしますか?

パソコン自体をやむなく買い替えたとしても、これがインストール型の会計ソフトだと、中身の会計データを復旧することは難しいでしょう。

復旧するためにはすごい時間がかかってしまいます。

一方、「クラウド(クラウド・コンピューティング)」は、インターネット経由で利用できるサービスです。

そのため、会計データは自分のパソコンではなくクラウドサーバー上に保管されます。

もしパソコンに不具合があったり、ウィルス感染や火事などで使えなくなっても、会計データはパソコンの中にないのですぐにログインするだけでいつも通り使うことができます。

もちろん、ログインIDとパスワードは、きちんと別管理しておきましょうね。

3.簿記の知識がなくても決算書と帳簿が作れる!

経理初心者が簿記の知識がなくても、見よう見まねで決算書(貸借対照表と損益計算書)と帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)が作れる点がクラウド会計の魅力です。

もちろん、クラウド会計ではないダウンロード型の会計ソフトも簿記の知識がなくてもいいようになっていますが、クラウド会計はより簿記の知識がない人向けにヘルプ機能やサポートを手厚くしています。

なぜなら、クラウド会計のターゲット自体が、大きな企業ではなく「個人事業者」や「小規模な企業」だからです。

大企業は会計ソフトを請求ソフトなど他のソフトを含めて自分たちの会社に合うように何千万円も投資して自作しています。

また、中規模な会社はインストール型の会計ソフトの主なターゲットです。

クラウド会計はそもそもそういう簿記や経理のプロ向けの商品ではないのです。

また、「簿記検定」で問われる知識は、実際の経理では「不要」なものが多いです。

例えば「当座預金」や「受取手形」という勘定科目がありますが、今どきのインターネットを中心にビジネスを行う個人事業者や会社では知識不要です。

それでも不安であれば、1年目は税理士の先生にお願いして、2年目以降、流れがわかったら自分でやってみるのも1つの手ですね。

4.ネットバンキングのデータを自動で取り込める!

MFクラウド01

ネットバンキングを利用している場合には、クラウド会計で入出金明細を自動取り込みすることができます。

そんなことはみんなメリットとして挙げているので大したことはないと思うかもしれませんが、専門家として本音で言うと、1番大事なのは「残高を合わせる必要がない」という点なのです。

実は自分で預金通帳を見ながら入力していくと、初めての方は高い確率で残高が合いません。

例えば通帳の1月末の残高が「578,100円」なのに、手入力した会計ソフトの残高が「578,200円」だとすると、たった「100円」の誤差を探すためにもう一度入力したデータを確認しないといけません。

・・・これは時間のムダですね。

クラウド会計ならインターネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細を自動取り込みしてくれるので、残高が合っているのは「当たり前」です。

税理士事務所時代にも実は、お客様のもとに訪問するとまず最初に確認するのが「銀行残高が合っているかの確認」でした。

それくらい、重要な部分が自動化されているのです。

5.クレジットカード明細も自動で取り込める!

もう1つ便利なのが、クレジットカード明細を自動で取り込める点です。

こちらも入力の手間が削減できることしかみんな説明しませんが、本音で言うと重要なのは「クレジットカードで支払った日付」で取り込めるという点です。

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いわゆる「発生主義」です。

つまり、1月にクレジットカードで支払ったものは、実際に銀行から落ちるのが2月以降だとしても「1月の経費」として処理されるということですね。

青色申告は「発生主義」が基本ですから、決算のときにも未払いになっているものがないかを探します。

クレジットカードで支払っているものは、クラウド会計を利用すれば自動的に明細ができるので、決算も楽です。

これが自動取り込みができない会計ソフトとの違いと言えます。

※クレジットカードはプライベートと一緒にしていると、経理が複雑になるので、できる限り事業用のクレジットカードを個人事業者も会社も作ることをおすすめします。

※携帯電話代のように当月分を翌月に支払う場合は、クレジットカード払いでも未払い計上が必要です。

6.学習機能で使えば使うほど賢くなる!

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例えば、毎月同じ時期に同じような金額を支払う取引、有りますよね。

クラウド会計はAI(人工知能)を利用した学習機能があるので、同じような取引があると、先回りして「こうじゃないですか?」と勘定科目や摘要(取引の内容)を提案してくれます。

・・・まあ、本音を言えば先回りしすぎて全然関係ない提案をしてくることもあります(苦笑)

だから、どんどん使って覚えさせましょう。

本音で語るクラウド会計ソフトの3つのデメリット

クラウド会計ソフトは良いことづくめではありません。

デメリットもいろいろあります。

1.ソフトの利用料がかかる!

ソフトを購入してインストールするものだと1回買ってしばらく使えますが、月額利用料を支払うクラウド会計ソフトは、使い続ける限りお金がかかることになります。

しかし、メリットに挙げたように、

  • パソコンが壊れてもバックアップ⇒クラウドの保管料
  • ネットバンキングやクレジットカード明細を自動的に取り込み⇒時短でコストダウン

といった側面からすると、むしろ割安とも考えられます。

個人的にはクラウド会計を利用して経理の時間を減らして、その分でしっかりと売上を増やすことを考えた方が前向きではないかと思います。

2.手入力に時間がかかる!

クラウド会計に限りませんが、会計ソフトは「現金」が苦手です。

現金で入出金があれば、手入力をしなければならないからです。

特にクラウド会計ソフトは、自分のパソコンの中ではなく「クラウドサーバー」を通じて利用するので、インターネット環境が遅い場合には、なかなか進まなくてイライラするという方もいると思います。

ただし、この点については現金出納帳をExcelで作って一瞬で取り込む方法があるので、手入力をそもそもしないのがベターです。

もっと言えば、クレジットカードや電子マネーを積極的に使って現金取引自体をなくすのがベストですけどね。

関連 Excelで作った現金出納帳をMFクラウドに取り込んで一瞬で仕訳にする手抜き術

3.セキュリティの問題

ネットバンキングやクレジットカードを自動的に取り込めるのは、銀行口座やクレジットカードの情報を登録するからです。

したがって、どうしてもセキュリティの問題は存在します。

また、自分自身がIDとパスワードを漏らしてしまう可能性もあります。

この点についてはクラウド会計に限りません。

正直なところ、私も会計ソフトを提案するときには必ずお伝えしますが、「絶対安全とは言えない」ところです。

万全のセキュリティ体制と言っていても、どんな攻撃を受けるかもわかりませんからね。

もしセキュリティの問題が怖いということであれば、あえてクラウド会計を利用しないのもアリだと思っています。

まとめ

クラウド会計ソフトとしては、大手3社がありますが、個人的には「MFクラウド」が1番使いやすいのでおすすめしています。

もちろん、他の「freee」や「やよいの青色申告」も機能的にはそんなに大きく変わらないのですが、Excelによるデータの取り込みなど、経理を簡単にする手抜き術を使いやすいのがMFクラウドです。

また、簿記の知識がある人ほど使いやすい面もあり、税理士に頼むときもMFクラウドだと喜ばれます。

個人事業者は「MFクラウド確定申告」、会社は「MFクラウド会計」をそれぞれ選んで利用してみてください。

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また、税理士をお探しのときには税理士ドットコムが便利です。

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