2019/08/162 Shares

確定申告で領収書・請求書や帳簿を提出する必要があるの?保管期間と注意点

個人事業者が確定申告のときに領収書・請求書や帳簿を提出する必要はありません

領収書・請求書や帳簿は手元に保管します。

保管期限はその種類によって5~7年間ですが、よくわからなければ7年間保管しておけばOKです。

確定申告の際には、「確定申告書」と「青色申告決算書(白色申告は収支内訳書)」のほか、「生命保険料控除証明書」などの証明書を提出します。

なお、税務調査や税務署からのお尋ねを減らすために「金額が大きい請求書」や「イレギュラーな領収書」のコピーをあえて提出する方法もあります。

ちなみに私はクラウド会計ソフトを利用して青色申告決算書や帳簿作っています。

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確定申告で領収書・請求書の提出は不要

領収書・請求書の提出義務はない

確定申告の際に領収書や請求書を提出する義務はありません

まず理由として考えられるのは、事業をするときに「昨年も同じような取引をした」ことを確認するときに我々が領収書や請求書を確認する必要があるときに困るからです。

1年前に買った物品の領収書を見たくても、税務署に「ちょっと領収書を見たいのですが」と言わなければなりません。

税務署としても手間がかかります。

かといって全部のコピーを取るのは無理があります。

2つ目の理由は税務署側にとっても「保管する場所がない」点です。

医療費控除の領収書ですら税務署の方に聞いた話ではかなり場所をとるそうです(医療費控除の領収書もついに提出不要になりました)。

個人事業の領収書はもっと多いので、税務署としては「納税者自身の事務所や自宅」を領収書の倉庫にしているようなものです。

領収書・請求書は税務調査で調べる!

ただし確定申告の際に必要ないからといって、確定申告書を提出した後に領収書を捨ててはいけません

確定申告書や青色申告決算書が正しいかを確認するために税務調査に来る場合がありますが、その際に領収書と請求書を確認をします。

領収書・請求書の保管期間

保管期間は法律で決まっています。

  • 白色申告:5年間
  • 青色申告:原則7年間(一部5年間)

根拠:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁

青色申告はもう少し細かく見ると次のようになります。

  • 現金預金取引等関係書類(領収証、小切手控、預金通帳、借用証など)⇒7年(前々年分所得が300万円以下なら5年
  • その他の書類 取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) ⇒5年

とはいえ5年間と7年間が混ざって困りますよね。

ふつうは「これは5年、あれは7年」と細かく分けるのは大変です。

全部まとめて7年間保管しておくのが無難と言えます。

保管するといっても、別に台紙に「のり」でぺたぺた貼らないといけないわけでもありません。

次のように「封筒」に入れてわかるように保管してもOKです。

領収書は「存在する」ことが最重要であって、「きれいに台紙に貼る」から税務調査がなくなるわけではありません。

領収書と医療費

関連 100円ショップで十分!青色申告の帳簿と領収書の超手抜きファイリング方法




確定申告で帳簿の提出は不要

帳簿の提出義務はない

また、確定申告の際に帳簿を提出する義務もありません

よくある帳簿は

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 経費帳
  • 固定資産台帳など

です。

領収書や請求書と違って印刷することができるので、提出自体はできそうです。

しかし税務署としては帳簿の保管スペースがないので受け取っても困ります。

やはり「納税者自身の事務所や自宅」を帳簿の倉庫にしているようなものです。

帳簿の保管期間

保管期間は法律で決まっています。

  • 白色申告:収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)は7年間(それ以外は5年間)
  • 青色申告:7年間

根拠:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁

領収書・請求書とセットで考えると、個人事業者は両方とも「7年間」保管すれば間違いないとなります。

帳簿はデータではなく紙で印刷しよう

帳簿についても税務調査があったときに出せばいいやと思っている方も多いかもしれません。

しかしデータとして残しておいたつもりが何かのきっかけでなくなることも考えられます。

パソコンの故障や会計ソフトを途中で乗り換えたりする場合にデータが亡くなるケースもあります。

そのため帳簿は紙で印刷して残しましょう。

私の場合は毎年確定申告が終わると帳簿を印刷して1つの確定申告ファイルに保管しています。

正直、個人事業者ならそんなに枚数も多くないと思いますので、少しだけがんばってみましょう。

帳簿については100均でリングファイルが売っているので、穴をあけてとじるだけで十分です。

ファイル用インデックスシート

帳簿の中でも仕訳帳と総勘定元帳はページ数が多いです。

そこで1ページに2ページ分縮小して両面印刷をしています。

関連 100円ショップで十分!青色申告の帳簿と領収書の超手抜きファイリング方法




領収書・請求書や帳簿を電子データとして保存してよいのか?

帳簿は会計ソフトで作った段階では電子データですし、領収書や請求書もスキャンすれば電子データになります。

ペーパーレスの時代なので電子データで保管したいと思うところですが、そう簡単な話ではありません。

というのも事前に税務署に申請をして、税務署長からOKをもらう必要があるからです。

改ざん防止のため面倒くさい制度になっています。

興味がある方は税務署や顧問税理士と相談の上、進めましょう。

勝手に電子データで保存するのだけはNGです。




税務調査や税務署からのお尋ねを減らす方法

自分が税理士事務所時代に実務でやっていたのが、「税務調査で指摘されそうなものはあらかじめ領収書をコピーして提出する」ことでした。

例えば確定申告の中で大きな支出があったときに、税務署から「これは費用ではなくて資産ではないか?」と思われる可能性があれば、確定申告書と一緒に「領収書のコピー」を提出していました。

領収書のコピーを見れば「なんだ費用か」と税務署側でもすぐわかります。

税務署からたまに「お尋ね」がありますが、尋ねられそうなものをあらかじめこちらから自己申告するわけです。

また、前年と対比して今年は「外注費」がやけに多い場合には、外注費の請求書で金額の大きいものをつけて「今年はこの支出があったので多かった」としていました。

青色申告決算書には3ページ目に「本年中における特殊事情」という欄があるので、この欄で事業を説明しつつ、領収書や請求書という「証拠」を提出していたわけです。

本年中における特殊事情

税務調査で来て領収書の現物を見る手間を省くわけです。

なお、領収書のコピーを提出したからといって絶対に税務調査に来ないわけではありません。

税務調査の機会を減らす可能性がある程度です(実際、税務署からのお尋ねはだいぶ減りましたが)。




まとめ

個人事業者が確定申告のときに領収書・請求書や帳簿を提出する必要はありませんが、最大7年間保管しておきましょう。

私は個人事業者として青色申告をしていますが、普段使っている会計ソフトは「マネーフォワード クラウド確定申告」です。

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※個人事業者は「マネーフォワードクラウド確定申告」を、会社なら「マネーフォワードクラウド会計」を選びましょう。

クラウド会計ソフトのメリット・デメリットについては下記の記事もお読みください。

関連 【青色申告】クラウド会計ソフトの6つのメリットと4つのデメリット

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